Améliorer sa signature dans les mails

L’e-mail est un outil indispensable désormais, mais je suis toujours aussi effaré sur le peu de gens qui savent utiliser efficacement la signature dans leur logiciel de messagerie. Pire, parfois, la signature est tellement mal utilisée qu’elle risque de donner de vous une image pas forcément positive… Voici donc quelques conseils pour faire une signature qui donnera un sourire Émail diamant à vos correspondants.

  1. Commencez votre signature par « ––  » (tiret tiret espace). Cette combinaison de deux tirets suivis d’une espace est détectée par certains logiciels, qui élimineront automatiquement la signature lors de l’utilisation de leur fonction Répondre. Fort pratique. Malheureusement, Mail dans Mac OS X ne gère pas correctement ce séparateur, alors qu’Entourage, oui… BOUH APPLE !!!
  2. Évitez les signatures trop longues. Inutile de laisser votre CV dans la signature. Conservez les informations vraiment utiles : votre prénom et nom, fonction,  nom de votre entreprise, votre adresse, site web, numéro de téléphone… Éventuellement, votre compte Twitter, votre adresse MSN, etc. Pas utile de mettre de citation philosophique, ou de lien vers vos photos de vacances. Sur Usenet, la règle voulait que les signatures fassent moins de 4 lignes, et moins de 72 caractères par ligne. C’était dans la plupart des cas très suffisant.
  3. Mettez plus d’informations sur une seule ligne. Et séparez les informations avec le signe |. Par exemple :
    Web : http://www.gete.net | Twitter : http://twitter.com/ggete | Blog : http://blog.gete.net
  4. Ne faites pas de mail-art. Dessiner un logo Star Wars était super joli et original quand on surfait sur AOL en 1994. Depuis, le monde a évolué. En bien. Je vous assure.
  5. Ne mettez pas ces informations pertinentes directement dans une image. Pourquoi ? Tout simplement parce que les logiciels de mail sont de nos jours capables de détecter directement ces informations et permettre d’ajouter directement vos informations dans leur carnet d’adresse en un clic. En intégrant ces infos dans une image, vous les forcez à devoir recopier les informations à la main. Ce qui est particulièrement agaçant. Si si. Enfin, les images pèsent beaucoup plus lourd que du texte. Quand je suis connecté en EDGE et que je dois attendre qu’une image s’affiche pour lire un mail, j’ai juste envie de pendre l’expéditeur avec un câble SCSI.
  6. Ne mettez pas votre portrait dans votre signature. Je vais vous faire une confidence : vous n’êtes pas si beau que ça. Et si vous voulez vraiment montrer votre beau visage : faites un blog. C’est encore meilleur pour l’ego. Enfin, dites-vous que chaque image transférée, c’est de la bande passante consommée inutilement et de l’espace inutilement occupé sur les disques durs de vos correspondants.
  7. Si vous voulez vraiment mettre une image en signature, OPTIMISEZ-LA. Pas plus de 20 ko (et encore, c’est 20 ko de trop). Et testez les formats : certaines images passent mieux en PNG ou en GIF qu’en JPEG.
  8. Ne rajoutez pas d’avertissement sur la politique de gestion des e-mails (ou « disclaimer ». Manque de bol, pleins d’entreprises se sentent obligées de rajouter un blob de texte sur chaque e-mail envoyé pour indiquer leur politique de gestion des e-mails… alors que rien ne vous oblige à le faire, et que ça ne vous protège pas ni votre destinataire de quoi que ce soit pour autant. Par contre, ça a un effet très désagréable : comme les gens, naturellement feignants, ne nettoient pas leurs réponses avant de les envoyer, on a droit à des disclaimers qui prennent 200 lignes. Pour une réponse qui en fait 2. Insupportable. Le plus simple donc : oubliez ce qu’on vous a dit, et virez ce disclaimer qui ne sert à rien. Si votre patron vous explique qu’il faut le mettre pour vous protéger, faites-le lire ce blog. Et passez au Pôle Emploi pour avoir paumé votre emploi à force de lire ce site plutôt que de bosser.
  9. Formatez correctement votre adresse. Ne serait-ce que pour faire plaisir à vos correspondants qui utilisent un logiciel comme Mail, qui a le bon goût de détecter automatiquement les adresses dans les messages. Vous pouvez même améliorer l’ordinaire pour vos correspondants. Par exemple, ajoutez Bureau : devant votre numéro de téléphone pro, et Mail le rajoutera automatiquement dans la fiche du contact à la catégorie Travail. Juste magique.

    Mail gère la détection des adresses dans les signatures de façon très efficace.

  10. Évitez les signatures en HTML. L’avantage du texte brut, c’est qu’il est lisible par n’importe qui, alors que le HTML ne passe pas partout. Alors certes, votre signature sera un poil moins jolie, mais honnêtement, ça ne fascinera que vous (ou pire : auprès d’un public plus au courant des technologies, de vous faire passer pour un ringard). Restez simple, tout le monde vous en remerciera.
  11. N’intégrez pas de V-Card dans votre signature. Le format vCard est fort pratique pour transférer ses coordonnées. Mais la mettre dans votre signature est une supra-mauvaise idée. Est-ce que lorsque vous voyez vos collègues de bureau, vous leur donnez une carte de visite à chaque fois que vous leur parlez ? Intégrer votre vCard dans votre signature est tout aussi idiot (et ça consomme de la bande passante pour rien). Insérez votre vCard dans un mail en PJ lors de votre premier échange avec un client/prospect/ami/extra-terrestre, et c’est tout.
  12. Ne mettez pas 36 adresses e-mails ou 10 types de messagerie instantanée ou solution VOIP. Une adresse e-mail, votre identifiant Skype ou AIM, ça suffit. Et encore, si vous acceptez qu’on vous contacte par ces moyens.
  13. Utilisez plusieurs signatures. Quand je réponds sur une liste de discussion, j’utilise une signature sans mon numéro de téléphone : cette information n’est pas pertinente. Quand je réponds à des courriers privés, j’utilise une signature moins informelle.
  14. Attention aux citations. Mettre une citation peut être considéré comme amusant. Mais certaines citations peuvent ne pas faire rire votre destinataire… Réservez-les éventuellement aux forums ou listes de discussion.
  15. Oui, vous pouvez vous faire un (petit) peu de pub. Je réserve dans ma signature une ligne pour indiquer la sortie d’un nouveau livre, par exemple. C’est à mon goût toujours intéressant de voir qu’il y a de l’activité chez un correspondant professionnel. Par contre, pas la peine d’y joindre le PDF de 12 Mo…
  16. Testez votre signature. Envoyez quelques mails, et recevez-les sous différentes formes et clients. Si vous êtes sur Mac, envoyez un mail vers un PC. Le tout étant d’éviter les mauvaises surprises d’interprétation de la signature par chaque logiciel.

Ces règles vous semblent compliquées ? Ou arbitraires ? Il s’agit juste de règles de bon sens. Lorsque vous communiquez avec des professionnels, la signature imprime votre marque : vous êtes aussi jugé sur cet aspect de votre communication. Est-ce que vous enverriez un CV rédigé en Comic Sans avec des dégradés arc-en-ciel et du Word Art juste parce que vous pouvez le faire ? Personnellement, quand je reçois une signature qui me fait mal aux yeux, ça ne me donne pas forcément envie d’aller plus loin, c’est comme les mauvais PowerPoint chers à Garr Reynolds ou Phil Waknell. Ce dernier a d’ailleurs écrit un très bon billet (en anglais) intitulé First impressions Last. La signature de vos mails fait partie de cette première impression. Autant limiter les risques et rester simple et efficace. Simple is beautiful.

17 comments

  1. Laurent dit :

    Et la semaine prochaine, comment citer un mail auquel on répond ?

    Moi je dis, bon courage même si j’applaudis des deux mais ces règles de bon sens, je fais aussi partie de ces vieux dinos pour qui la première impression concernant la signature peut rester durablement, qu’elle soit bonne ou mauvaise.

  2. Laurent dit :

    des deux « mains » évidemment, pas « mais »

  3. stephane dit :

    Autre solution : Ne pas signer ses courriels. Vu que :

    – on sait déjà de qui cela vient si l’adresse e-mail n’est pas du genre dfshjgfhj789@hotmail.com (et là, on sait déjà que c’est du spam).

    – on sait déjà à qui répondre. Il faut juste cliquer sur le bouton Répondre.

  4. urbanbike dit :

    Du bon sens mais en même temps l’aspect visuel reste important selon les professions…
    Et pis, même que je suis très bô et que ma tronche, mes correspondantes adorent… Naaa…

  5. edouard dit :

    Et quid des signatures automatique genre « envoyé depuis mon iphone » ou « message envoyé depuis mon blattor 2000 de togolov telecom »?… Perso je trouve ça particulièrement horrible. Rassurez-moi, il suffit que la personne le (dé)configure?

  6. stephane dit :

    @edouard: Oui, « Sent from my iPad/iPhone », c’est juste la signature par défaut.

  7. Matthieu dit :

    Tu as oublié les logos ! c’est horrible, les logos dans la signature : du coup, en mode liste, on ne peut plus distinguer les messages qui ont une pièce jointe de ceux qui n’en n’ont pas.

  8. Cybervince dit :

    De très bon conseils.
    Et à priori, ma signature était presque bonne sur tous les points.

  9. Slurp dit :

    Que du bon sens !

    Effectivement, éviter les logos en signatures, qui sont autant de petites pièces jointes embarrassantes lors de la réception à trier avec celles qui sont utiles.

    Et éviter la célèbre phrase en fin de mail :
    « Bonne réception » : pléonasme : si votre interlocuteur a reçu votre message, il l’a forcément « bien reçu ». A l’inverse, s’il ne l’a pas reçu, il ne pourra pas lire que vous lui souhaitiez une « Bonne réception »…
    Donc finir par « Amicalement », « Cordialement », ou encore « Recevez M. mes sentiments bla bla bla… » si vous avez du temps à perdre ou un quelconque souvenir des vieilles formules de politesse épistolaires.

  10. Mourad dit :

    Merci pour cet article bien fait :-)
    La preuve que te lis ;-)

  11. 8enoit dit :

    Sur le même sujet, il m’arrive souvent d’avoir une réponse où mon email d’origine a été transformé : 1er paragraphe en Verdana 18, 2e en verdana 9 et la signature en Times New Roman (beurk) alors qu’initialement c’était du verdana 11 partout avec juste la signature en 9

    Ma question :
    est-ce de ma faute (ou plutôt celle de Mail.app), ou bien est-ce de la faute de mon correspondant et je ne peux rien y faire ?

    Merci !

  12. Jo dit :

    « Et séparez les informations avec le signe | » -> et comment qu’on le fait sur Mac, ce signe? Pas encore trouvé sur les touches… (clavier suisse).

    Au boulot, les signatures avec tél ont utiles pour retrouver rapidement le numéro d’un contact pour un appel urgent, le reste est inutile.

  13. 8enoit dit :

    @Jo
    | sur mon clavier français, ça se fait avec MAJ + OPTION + L
    mieux encore : ⇧ ⌥ L
    ;)

    Pour t’aider il y a le « visualiseur de clavier » (en tout cas sous Snow Leo) que tu peux afficher via le menu Clavier, lui-même paramétrable depuis les préfs syst > clavier

  14. ian dit :

    Bonjour, article intéressant avec quelques évidences qui sont toujours nécessaires de rappeler.
    Toutefois, je ne suis pas d’accord avec l’aspect simpliste d’une signature mail. Je pense que l’adage «simple is beautiful» n’est pas vraiment adapté pour une signature mail. À raisonner comme cela, nous aurions tous la même signature, fonctionnelle certes mais fade et sans âme. Et puis une signature, c’est au fond une marque personnelle, il faut l’assumer, la défendre. Il y aura des fans et des non-fans, c’est le jeu.
    Ok pour la comparaison avec des Powerpoints pourris par opposition aux efficaces Keynote de Jobs et d’Al Gore. Ceci dit, les Keynote de Jobs restent graphiques, élégants et structurés. Entre du notepad (ou du textedit) et du wordart, il existe tout de même d’autres alternatives.

  15. Toitnet dit :

    Pour ma part, je préfère utiliser le tiret plutôt que le signe | qui me fait penser à un « i » qui se serait perdu….

  16. Michel dit :

    Merci pour cet article. Juste quelques fautes :
    > Cette combinaison de deux tirets suivis d’un espace est détectée par certains logiciels
    Espace, le caractère typographique est féminin (une espace insécable).
    > Pas plus de 20 Ko (et encore, c’est 20 Ko de trop).
    20 ko. Le symbole de kilo s’écrit avec une minuscule (km, kV, kW…)

  17. sasha dit :

    Je suis en pleine création de mon site et je te remercie de tous ces bon conseils et de plus remplis d’humour!!!
    Un grand Merci!!!!!
    Sasha.