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Office Reset : l’outil indispensable quand Office vous fait des misères

Il y a quelques jours, un nouveau site a été annoncée par l’équipe de développeurs de Microsoft Office pour macOS : https://www.office-reset.com. Ce site propose différents outils pour remettre d’aplomb une installation d’Office défaillante.

Le principal outil s’appelle donc Office-Reset. L’approche est assez simple : il s’agit d’un paquet d’installation à télécharger et à lancer sur le Mac. Une fois lancé, l’app propose différentes options à cocher pour réinitialiser les apps de façon individuelle, ou de façon plus globale. Vous pouvez aussi en profiter pour supprimer Skype for Business (obsolète, il faut passer sur MS Teams maintenant enfin !), réinitialiser la licence (utile par exemple si vous décidez de basculer vers une licence Office 365 alors que vous utilisiez une licence Office à l’achat)…

Cochez les bonnes cases pour faire un nettoyage de Microsoft Office… plus ou moins en profondeur.

ATTENTION CEPENDANT : l’option Supprimer les données Outlook fait ce qu’elle indique, à savoir supprimer toutes les données d’Outlook en local. Du coup, si vous gardiez des messages d’une boite relevée en POP ou si vous stockiez des messages hors ligne (visible dans Outlook dans le dossier « Sur mon ordinateur »), ces messages seront intégralement perdus. À n’utiliser qu’en dernier recours, donc.

Quand est-ce que je dois utiliser ce paquet ?

Quand vous rencontrez un problème avec une app de la suite Office. Sinon, pas la peine. Vous trouverez sur cette page quelques-uns des dialogues ou messages d’erreurs qui pourraient vous inciter à utiliser une des options de ce paquet.

Et si on est un administrateur Mac, est-ce que c’est intéressant ?

Je veux, mon neveu ! Vous pouvez utiliser évidemment ce paquet à la demande poste par poste, mais les développeurs de Microsoft ont eu aussi l’ingénieuse idée de proposer plusieurs paquets différents, chacun correspondant à une des options pré-citées. Du coup, cela vous permet de créer différentes options de nettoyage à la demande, que vous pouvez laisser à à la disposition de vos utilisateurs dans un outil comme le Self Service de Jamf, le kiosque de FileWave ou le centre de gestion des logiciels de Munki. Vous pouvez même récupérer sur cette page des p’tites icônes trop meugnonnes pour customiser votre store d’entreprise (en haut à droite, cliquez sur chaque petite icône, elles sont en fait en 512×512 pixels).

Le kiosque FileWave, tel que proposé chez mes clients, avec tous les outils de désinstallation d’Office Reset. À utiliser avec précaution, quand même.

Si on regarde derrière le capot, les paquets contiennent en fait juste des scripts de post-installation, et sont signés et notariés. Rappelons que vous pouvez ensuite télécharger les paquets des apps Microsoft (que ça soit Office complet ou les apps en version individuelle) pour Mac depuis le site https://macadmins.software.

De plus, Microsoft propose deux packages individuels : Factory Reset et Remise en état d’usine. Dans le premier cas, tous les réglages sont supprimés, les licences retirées, etc, mais les fichiers des apps elle-mêmes sont conservés. Dans le deuxième cas, on passe à l’option nuclaire, en dégageant toutes les apps. Là encore, vos données Outlook locales seront supprimées, donc à n’utiliser qu’en cas critique.

C’est donc un ensemble d’outils très pratiques et bien pensés que Microsoft distribue ici, et on les remercie bien bas de nous les proposer de façon si propre (hey, Adobe, si tu pouvais en faire autant, y’a plein de monde qui serait content).

Faut-il déployer Microsoft Office via le Mac App Store ?

Depuis quelques semaines, Office 2019 est disponible sur le Mac App Store, Un mouvement très attendu de la part de Microsoft, et qui pourrait faciliter le déploiement de la suite en entreprise.

Office Mac App Store

Ou la compliquer. C’est assez délicat en fait.

One Office to rule them all (not)

Il faut bien comprendre que la version proposée est en réalité Office 365, la version en abonnement de Microsoft Office. Donc, si vous déployez cette version  d’Office mais que vous n’avez pas d’abonnement Office 365, les applications servent juste de liseuse de documents Office. Bon, c’est mieux que rien, mais pas forcément folichon. Il vous en coûtera de 68,99€ à 124,99€ par an selon la formule choisie. Pour ce prix, vous aurez le bonheur de pouvoir utiliser les apps Office, de bénéficier d’une adresse e-mail via Exchange, de plein de stockage OneDrive et autres joyeusetés. Si à la fin vous en avez marre, hop, vous arrêtez de payer et vous n’avez plus rien. Snif.

Le truc, c’est que si vous n’aimez pas vous abonner à vos logiciels, vous pouvez toujours utiliser les apps Office. En effet, Microsoft vend toujours des licences en achat unique. C’est plus cher : 299€. ET vous ne pouvez installer l’application que sur UN seul poste. Alors que les abonnements Office 365 vous permettent d’installer plusieurs copies des apps dans votre famille. Notez aussi que chez Microsoft, une tablette 10,1″, par exemple, c’est un ordinateur, et pas une tablette. Oui, c’est TROP SIMPLE parfois chez eux.

Notons aussi (mais ça c’est pas la faute de Microsoft) que les applications Office sont devenus beaucoup plus lourdes sur le disque avec le temps : la faute à Apple, qui oblige à ce que toutes les apps du Mac App Store soient sandboxées.

Abonnement ou achat définitif ? L’épineux choix

La question est surtout : avez-vous envie de confier toutes vos données à une seule société et utiliser tous ses services de façon optimale ? Économiquement, basculer vers Office 365 peut être plus intéressant que d’utiliser des services séparés. C’est pouvoir utiliser aussi les applicationss en mode cloud, récupérer ses fichiers depuis OneDrive, bénéficier de la solidité d’Exchange… Ce n’est pas un choix déconnant. Office 365 dispose également de solides fonctionnalisés de travail en collaboration, et si vous êtes prêt à investir du temps, la bascule peut être un choix intéressant en supprimant les services redondants (plus besoin de Dropbox – même si ce dernier est meilleur techniquement que OneDrive, pas besoin d’avoir des comptes mails en plus, etc).

De plus, il est important de rappeler que Microsoft réserve certaines fonctionnalités à Office 365. Ainsi, pendant très longtemps, la fonction de d’envoi de mail différé était réservé à Office 365. Si vous aviez une licence perpétuelle d’Office 2016, impossible d’avoir accès à cette fonction ! En revanche, c’est désormais possible avec Office 2019. Mais là encore, dans les futures évolutions d’Office, il est probable que certaines fonctionnalités soient réservées à Office 365 et que les utilisateurs d’Office 2019 ne puissent que les regarder de loin avec un petite larmichette dans les yeux. La vie est dure.

Il est évident que sur le long terme, Microsoft gagne plus d’argent en louant ses licences plutôt qu’en les vendant plein pot. À vous de voir si vous avez surtout envie de gérer toute votre vie au sein de l’écosystème Microsoft ou non, et de tirer partir de 100% des fonctions des logiciels.

Une autre possibilité aussi : vous pouvez utiliser la suite iWork (Pages, Keynote, Numbers) et rester dans l’écosystème Apple, en important/exportant si nécessaire vos documents aux formats Office. C’est ce que je fais la plupart du temps, mais je conserve encore un abonnement Office (essentiellement pour raison de tests).

Bon, alors, on déploie via le Mac App Store ou pas ?

C’est vrai, ça ! On cause, on cause… mais on n’a toujours pas répondu à cette question. Vaut-il mieux déployer Office pour Mac via l’App Store, ou continuer de déployer via les packages classiques proposés par Microsoft ?

Là encore, la réponse est moins évidente qu’il n’y paraît.

Selon la taille et la structure de votre entreprise, mettre à jour Office (une mise à jour tous les mois désormais) peut être lourd… et long. C’est là où on constate une grosse différence entre l’App Store et le package classique : l’application Office sera plus lourde, et surtout, la mettre à jour implique de re-télécharger toute l’app. Enfin chaque app, ce qui peut avoir un impact significatif sur la bande passante disponible et le trafic Internet.

Il existe pourtant une parade : la mise en cache du contenu. Dans la préférence Système Partage, cliquez sur Mise en cache de contenu, et les mises à jour des apps seront stockées en local, dès qu’un des postes aura commencé à les télécharger. Les postes suivants les téléchargeront depuis ce Mac au lieu de se connecter à Internet (truc en option : cliquez sur le bouton Options avec la touche Option enfoncée pour accéder à plus de réglages).

Mise en cache de Contenu

Cependant, sachez que Microsoft propose aussi de télécharger les mises à jour sur un serveur web local avec Microsoft Auto Update. Cependant, la mise en œuvre est BEAUCOUP plus complexe que celle proposée par Apple. Cela peut être intéressant si vous souhaitez conserver un contrôle très précis sur les mises à jour Office déployées.  Et surtout, le système de Microsoft permet de déployer des versions d’Office en version intégrale, en plus des versions pour Office 365, là où l’App Store ne connaît que la version par abonnement.

Je dirais que si vous avez une petite structure, un Mac qui traine (ou un macOS Server à dégager), mettre en place la mise en cache de contenu est une bonne solution très simple à mettre en œuvre, tout en conservant la facilité de déploiement du Mac App Store et les bénéfices d’Office 365.

La page à connaître : macadmins.software

Dans tous les cas, si vous voulez récupérer les mises à jour de Microsoft Office et des autres apps Microsoft sur Mac, il y a une adresse et une seule à connaître : https://macadmins.software ! Cette page est non-officielle mais bien gérée par l’équipe des développeurs de Microsoft Office Mac. Vous y trouverez des dizaines d’astuces, les liens vers toutes les versions d’Office, des logiciels pour assurer le support technique

Et donc, plusieurs versions d’Office. Trop, sans doute. Déchiffrons un peu l’offre.

  • Office 365 : la dernière version d’Office 365. Abonnement obligatoire.
  • Office 365 Business Pro : la dernière version d’Office 365, avec en plus l’application Teams. Abonnement obligatoire.
Toutes les versions suivantes ne nécessitent PAS d’abonnement et sont en achat perpétuel :
  • Office 2019 Volume License Serializer : logiciel d’activation si vous disposez d’une licence Microsoft Office 2019 en volume. Pas d’abonnement obligatoire, mais il faut un accès à un portail spécifique pour récupérer ce package..
  • Office 2019 Volume License : application d’installation, compatible avec le logiciel de déploiement du numéro de série. Pas d’abonnement obligatoire, mais il faut un accès à un portail spécifique pour récupérer le package de déploiement de la licence Office 2019.
  • Office 2019 Home & Student Retail : Office 2019 pour la maison et pour les étudiants.
  • Office 2016 Volume License Serializer : logiciel d’activation, pour Office 2016 cette fois-ci. Et il vous faudra…
  • Office 2016 Volume License : … cette version d’Office 2016 pour pouvoir déployer cette version proprement.
  • Office 2016 Home & Student Retail : Office 2016 pour la maison et pour les étudiants, désormais plus vendu (remplacé par Office 2019).

En résumé : si vous devez déployer Office 365, déployez le premier ou deuxième package… ou passez par le Mac App Store.

En conclusion

J’ai failli juste écrire « comme d’hab avec Microsoft, côté licences, c’est le bordel », et finalement ça n’aurait pas été si injustifié que ça. Il faut juste penser à déployer la version d’Office qui convient à votre licence, et à choisir la licence en fonction de vos besoins réels. Si vous êtes prêts à investir dans l’environnement Microsoft, foncez sur Office 365, c’est une offre de plus en plus riche et ambitieuse, et vous serez sûr de bénéficier toujours des nouvelles fonctionnalités. SI vous préférez des licences classiques et que vous pensez ne pas être frustré par les différences fonctionnelles avec Office 365, restez sur une licence classique et ne vous prenez pas la tête.

(Et si vous avez vraiment du mal, contactez Gete.Net Consulting, on fournit aussi des services de déploiement d’apps pour les parcs d’entreprise).

Et j’en profite quand même pour applaudir Microsoft qui fait vraiment du bon boulot sur la partie déploiement et gestion d’Office pour les administrateurs Mac. Le chemin parcouru est spectaculaire, les équipes sont super à l’écoute sur le channel Microsoft-Office sur Slack, de nombreux outils et formations en ligne ont été fournis… Très, très appréciable. Si Apple pouvait toujours en faire autant…

Un package pour supprimer Microsoft Office 2011 d’un Mac

Si vous décidez de migrer sous Microsoft Office 2016 ou avez décidé de vous débarrasser d’Office 2011 pour passer à un autre logiciel (ou le réinstaller proprement), vous n’avez peut-être pas envie de garder non plus toutes ses scories sur votre Mac. Alors hop, en cadeau, un tout petit package que vous pouvez déployer à la main ou via Apple Remote Desktop, FileWave, Casper ou l’outil de déploiement de votre choix.

Attention : le mpkg n’est pas signé (je ne sais pas pourquoi, il veut pas…). Donc pour le moment, il faut l’ouvrir avec Ctrl + clic > Ouvrir. C’est comme ça. Correction : le package est désormais proprement signé, donc plus besoin de faire de Ctrl + Clic, merci Laurent Pertois et Stéphane Sudre :)

Télécharger Uninstall Office 2011.pkg (19Ko)

Word et la méthode de chiffrement pas disponible dans ce pays

Un message curieux a fait son apparition chez un de mes clients il y a quelques jours lors de l’ouverture de documents Word sur Office 2011:Mac protégés par mot de passe et en provenance d’Office sur PC :

Word Error

En cherchant un peu sur le Net, on trouve quelques éléments de réponse, dont un article de la base de connaissances de Microsoft. Celui-ci traite cependant de versions très anciennes de Microsoft Office, et il semble bizarre que le problème apparaisse encore avec des versions très récentes d’Office. Autre problème : ces mêmes documents peuvent être ouverts avec la même version d’Office sur d’autres Mac ! Très curieux… Après recoupement il semble surtout toucher les utilisateurs d’Office qui ont eu plusieurs versions d’Office sur leur poste, après plusieurs migrations depuis Office 2004 ou vX (voire peut-être  2001).

Après avoir tenté de dégager les préférences et les fichiers de cache d’Office, j’ai essayé d’autres méthodes, mais une seule a permis d’ouvrir ces documents :

  1. Tout sauvegarder (on ne sait jamais, hein) ;
  2. Créer un nouveau compte d’utilisateur ;
  3. Supprimer tous les dossiers à l’intérieur du dossier de départ du nouvel utilisateur ;
  4. Migrer tous les dossiers de l’ancien utilisateur vers le dossier de départ du nouvel utilisateur, par exemple avec la commande mv (si vous ne savez pas utiliser mv, achetez mes bouquins, y’a un très beau chapitre sur le Terminal) ;
  5. Supprimer l’ancien utilisateur (après vous être assuré qu’il ne reste plus de fichier dedans… et attention aux fichiers/dossiers invisibles à la racine !).
  6. Éventuellement, renommer le nouvel utilisateur avec son ancien nom et renommer son dossier de départ (à ne faire que si on connaît bien la méthode, hein).
  7. Appliquer les bonnes autorisations pour que les dossiers et fichiers déplacés appartiennent bien au nouveau compte (avec la commande chown, par exemple. Si vous ne savez pas utiliser chown, achetez mes livres etc).
Donc, en clair, créer un nouveau compte et bazarder tous le contenu de l’ancien dossier de départ dedans, en faisant gaffe à rétablir les bonnes autorisations.

Et bizarrement, ça a marché, à trois reprises. Ne me demandez pas pourquoi : à priori aucun fichier n’était manquant dans le nouveau dossier de départ, mais cette manipulation tordue a suffi pour rétablir les équilibres dans l’univers parfois étrange de Microsoft.

Mon Mac & Moi : iWork’ 09, bientôt dispo !

mmm-iwork-3m039J’ai fini il y a quelques jours la rédaction du livre Mon Mac & Moi consacré à iWork’ 09. 212 pages consacrées aux nouvelles versions de Pages, Numbers et Keynote, avec des tonnes de nouvelles astuces, de conseils, une prise en main de la version beta d’iWork.com, et tout ça dans un bouquin en couleur avec un super joli papier, et qui tient dans une (grande) poche. Pour 13,90€, moi je dis, c’est presque donné. Le bouquin est disponible en pré-commande sur le site, et d’ici une semaine à dix jours dans les librairies. Vos commentaires sont les bienvenus (par mail ou, euh, en commentaire).

iWork.com : la pire chose qui pourrait arriver à Microsoft Office ?

Allez, un titre provoc’, pour pas changer, vu que je sais que les commentaire vont affluer suite à ce que je vais déblatérer dans les paragraphes suivants.

J’ai donc pu essayer quelque peu les fonctionnalités « in ze cloud » proposées par le nouveau service iWork.com proposé par Apple. Son objectif est de proposer la visualisation des documents et l’annotation des documents iWork (Pages, Numbers, et Keynote) à travers un simple navigateur Web. Certes, il faut quand même un navigateur récent, mais c’est déjà pas si mal.

Ce qui est très étonnant, c’est que certains commentateurs souhaitent absolument comparer ce service qui sera payant à celui par exemple de Google Docs, qui selon un lecteur de MacGeneration, est gratuit et fait tant de choses en plus : « interactivité avec les lecteurs, droits différents, 7 Go de sauvegarde, visionnable sur tous les navigateurs Mac et PC et GRATUIT ! ).

Bon. Reprenons quand même nos esprits. Certes Google Docs est sympa si on est motivé, qu’on se sent geek dans l’âme, et qu’on a pas envie de faire preuve de trop de créativité. Car avec son choix époustouflant de onze polices, ses 256 couleurs RVB, ses possibilités de mise en page poussées, euh non, poussives, inexistantes… on ne peut pas dire que GoogleDocs se caractérise par des qualités créatives exceptionnelles, ni par des capacités d’innovation délirantes. Comment, des transitions d’objets ou de diapositives dans un document de présentation ? Mais vous n’y pensez pas mon ami ! (*)

Tout ça pour dire qu’il faut revenir parfois un peu sur terre, et réfléchir quelque peu avant de parler trop vite. Pour qu’une comparaison soit valable, il faut comparer ce qui est comparable. Je ne cherche pas à dézinguer illico la solution de Google, mais elle propose à l’heure actuelle des limitations importantes par rapport à une application classique. Dans quelques années, il ne fait aucun doute que les applications Web feront sûrement autant que les applications classiques, mais on en est encore assez loin. Pour le moment, l’intégration entre iLife et iWork est infiniment supérieure à l’intégration entre Google Docs, et, euh, rien en fait.

modele_doc_pagesPrenez par exemple un document standard proposé parmi les modèles de Pages, comme celui ci-contre. Il est impossible de recréer le même document dans GoogleDocs (sauf à y insérer une grosse image faite dans un autre logiciel, OK). Pas aujourd’hui, pas demain, pas avant de nombreux mois/années.
Et c’est là la beauté d’iWork.com : mettre à la disposition de tous ces documents visuellement très poussés à tout le monde, et permettre de les commenter. Là, ce qui est plus impressionnant, c’est comment iWork.com réussit à recréer le même document dans le navigateur quasi sans erreur, en conservant les typos, la mise en page, etc.

Alors, là où ça va paraître dingue, c’est que je pense sincèrement qu’iWork.com peut être suffisamment simple, puissant et percutant pour pousser des entreprises à oublier Microsoft Office, et voici pourquoi.

Durant les présentations Mac@Work, une grande emphase est mise sur la suite iWork (elle constitue en fait le tiers de la présentation). À un moment de la présentation vient alors la grande remarque : « oui, mais moi j’ai besoin de Word pour partager mes documents avec mes clients ». Le besoin est là : partager. iWork.com, c’est le partage. Si on peut partager simplement les documents iWork avec le monde PC, le combat serait donc (au moins en partie) gagné. Et là, d’un seul coup, la stratégie d’Apple apparaît, limpide : pour un quart du prix de Microsoft Office, vous pouvez créer des documents sophistiqués, les publier sur Internet sans quitter votre logiciel, et permettre à vos clients de les commenter… en temps réel ! Vous pouvez rester maitre de vos contenus (vous conservez la version originale), les clients peuvent annoter plutôt que de s’occuper de modifier eux-même les documents… Bien évidemment, cette technique ne pourra pas fonctionner si le client a aussi besoin de modifier les documents en conservant très précisément leur mise en page. Mais c’est une approche qui présente des avantages, puisque l’annotation peut être faite de n’importe où, par n’importe quel ordinateur équipé d’un simple navigateur.

C’est finalement une autre approche de complémentarité web app/web classique : Microsoft pense que la solution du futur revient à construire des applications Web identiques à celles proposées en version desktop (cf Office Live!), et Google pense uniquement au web en tant qu’application (tout est dans le « cloud », et je déteste ce terme). Pour Apple, les applications desktop sont essentielles, mais la diffusion du contenu passe par le web. Et c’est ici la différence majeure entre Google et Apple : Google pense au web comme créateur de contenus et diffuseur. Pour Apple, les applications Desktop créent le contenu, et le Web est un support de diffusion de masse.

Et d’un seul coup, on se dit que finalement, si l’utilisateur d’iWork peut diffuser simplement ses contenus, les partager, les voir annotés, sans qu’il y a besoin de passer par Microsoft Office… Peut-être, peut-être qu’on est au début de quelque chose de nouveau, une nouvelle façon de voir l’échange des documents informatiques sur Mac, dont iWork’09 devient la porte d’entrée, et iWork.com la plaque tournante. Certes, cela sera difficilement applicable dans les très grandes entreprises, mais ça tombe bien, Apple n’a pas fait iWork pour eux, mais pour le marché qui représente près de 98% des entreprises : les PME/PMI, et celles qui auront finalement le plus d’intérêt et facilités à passer à iWork.

Ou peut-être que j’ai tout faux, que je rêve trop, et qu’on continuera à acheter autant MS Office en masse dans les prochaines années. Mais quand même, j’aimerais bien un petit peu avoir raison. Même un tout petit peu… Et d’ailleurs, je pense que je vais passer par iWork.com pour l’échange de mes documents durant les prochains mois. Et on verra dans un an ou deux si j’ai raison. Ou pas.

(*) Et oui, je sais que ce n’est pas essentiel d’avoir des jolies transitions ou effets, mais un bon contenu et un bon présentateur, et qu’avoir trop d’effets spéciaux médiocres peut desservir la présentation. Mais bien utilisé, l’impact ajouté durant la présentation est non négligeable (voir la conférence de MacWorld Expo 2009 par Schiller 2007 par Steve Jobs pour s’en convaincre)